ในการพัฒนาหรือจัดการข้อมูลหน่วยงานภายใต้การทำกับดูแลการจัดการอย่างมีธรรมาภิบาล (Data Governance) นั้น จำเป็นต้องจัดทำบัญชีข้อมูลหน่วยงานก่อน เพื่อให้ทราบว่า หน่วยงาน มีข้อมูลอะไร อยู่ที่ไหน ทำขึ้นมาทำไม ทำให้ใครใช้ จัดเก็บอย่างไร มีระดับชั้นการเปิดเผยเป็นอย่างไร ใครเข้าถึงได้บ้าง รวมถึงคุณลักษณะอื่นๆ ที่สำคัญแสดงในคำอธิบายข้อมูลให้ชัดเจนก่อน เรียกว่า "การจัดทำบัญชีข้อมูล" เพื่อให้หน่วยงานนำบัญชีข้อมูลดังกล่าวมาจัดการตามวงจรชีวิตข้อมูล (Data Life Cycle) ได้อย่างถูกต้อง