หน่วยงานภาครัฐ จำเป็นต้องมีระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน ซึ่งประกอบด้วย ชุดข้อมูลและคำอธิบายข้อมูล (Metadata) พร้อมทั้งสามารถชี้ไปยังแหล่งที่อยู่ของข้อมูล เพื่อการเข้าถึงตามหมวดหมู่ของข้อมูลที่ได้จัดจำแนก และกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลนั้น ๆ โดยสำนักงานสถิติแห่งชาติจะสนับสนุนให้หน่วยงานมีระบบบัญชีข้อมูลขึ้นใช้งาน เพื่อใช้ในการบริหารระบบข้อมูลของหน่วยงานเองและยังเป็นการดำเนินการตาม พระราชบัญญัติ การบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 มาตรา 8 (5) และประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ข้อ 4 (6)

โดยสามารถเลือกรูปแบบการติดตั้งระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงานได้ตามความเหมาะสมกับภารกิจและความพร้อมของหน่วยงานเป็นสำคัญ (สามารถดูได้จากรูปภาพ “กระบวนการพิจารณาการจัดทำระบบบัญชีข้อมูล”)

ให้หน่วยงานทำการลงทะเบียนบัญชีข้อมูลผ่านระบบลงทะเบียนบัญชีข้อมูลภาครัฐ เพื่อประกาศการมีอยู่จริงของชุดข้อมูลที่หน่วยงานเป็นเจ้าของ พร้อมคำอธิบายข้อมูล (Metadata) และระบุแหล่งที่อยู่ของข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้

โดยขั้นตอนการลงทะเบียน สามารถดูได้จากรูปภาพ “ระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการชุดข้อมูลของหน่วยงาน”

เมื่อหน่วยงานที่ได้ลงทะเบียนบัญชีข้อมูลผ่านระบบการลงทะเบียนบัญชีข้อมูลภาครัฐแล้ว ระบบจะทำการรวบรวมบัญชีข้อมูล โดยอัตโนมัติ

- กรณีที่ระบบบัญชีข้อมูลของหน่วยงานติดตั้งด้วยโปรแกรม CKAN และให้ใช้ THAI_GDC Extension (ซึ่งเป็นการพัฒนาร่วมระหว่าง สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (สพร.) ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC) และสำนักงานสถิติแห่งชาติ (สสช.)) เพื่อทำการปรับปรุง Metadata ให้เป็นไปตามมาตรฐานตามแนวทางการจัดทำบัญชีข้อมูลภาครัฐ (Government Data Catalog Guideline)

- กรณีที่หน่วยงานไม่ได้ใช้โปรแกรม CKAN หน่วยงานต้องนำขึ้นรายการชุดข้อมูลและคำอธิบายข้อมูล ผ่าน Template มาตรฐาน ที่ สสช. กำหนด

โดยการรวบรวมรายการชุดข้อมูลจากระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน เป็นกระบวนงานหนึ่งในระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ

ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐจะทำการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐาน เพื่อให้ชุดข้อมูลมีคุณภาพ และเป็นไปตามกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ โดยระบบจะทำการแจ้งผลการตรวจสอบให้หน่วยงานเจ้าของข้อมูลรับทราบ ดังนี้

1. กรณีที่ชุดข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐาน ให้หน่วยงานยืนยัน

2. กรณีที่ชุดข้อมูลไม่ถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐาน ให้หน่วยงานแก้ไขให้ถูกต้องเพื่อเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบอีกครั้ง

โดยการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐาน เป็นกระบวนงานหนึ่งในระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ

เมื่อหน่วยงานได้รับแจ้งผลการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐานแล้ว ให้หน่วยงานกดยืนยันความถูกต้องของชุดข้อมูล โดยการยืนยันความถูกต้องชุดข้อมูล เป็นกระบวนงานหนึ่งในระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ

ข้อมูลที่ผ่านการยืนยันความถูกต้อง ครบถ้วน ตามเกณฑ์มาตรฐานจากหน่วยงานเจ้าของข้อมูล ชุดข้อมูลดังกล่าวจะถูกนำมาจัดเก็บไว้ในระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ และจัดหมวดหมู่ใหม่โดยกำหนดคำค้น (Tag) ที่สำคัญ เพื่อสะดวกและง่ายต่อการสืบค้น และการเข้าถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง โดยการจัดหมวดหมู่ชุดข้อมูล เป็นกระบวนงานหนึ่งในระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ

ข้อมูลที่ผ่านการจัดหมวดหมู่แล้ว จะถูกส่งต่อไปยังระบบบริการบัญชีข้อมูลภาครัฐ เพื่อให้บริการหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน และประชาชนทั่วไป เพื่อสะดวกต่อการสืบค้น และเข้าถึงข้อมูลเปิดภาครัฐได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบบริการบัญชีข้อมูลภาครัฐ เป็นศูนย์กลางการให้บริการสืบค้นข้อมูล (Directory Service) เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่เป็นเจ้าของข้อมูล (Data Owner) ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และไม่ยุ่งยาก ถือเป็นกลไกสำคัญในการบูรณาการข้อมูลข้ามหน่วยงาน เพื่อสนับสนุนการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ร่วมกันในทุกภาคส่วน

โดยระบบบริการบัญชีข้อมูลภาครัฐ สามารถดูได้จากรูปภาพ “ระบบบริการจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ”

ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ จะมีระบบติดตาม ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบันของบัญชีข้อมูล รวมถึงจะมีการแจ้งเตือนให้หน่วยงานทำการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน เมื่อถึงรอบการปรับปรุงข้อมูล

โดยการติดตามการคงอยู่ของระบบบัญชีข้อมูลและชุดข้อมูล เป็นกระบวนงานหนึ่งในระบบบริหารจัดการบัญชีข้อมูลภาครัฐ