การกำหนดชุดข้อมูล

---

ผู้จัดทำบัญชีข้อมูลต้องพิจารณาลักษณะของข้อมูลเพื่อกำหนดชุดข้อมูลเป็นชุดข้อมูลประเภทใด มีความ สำคัญอย่างไร และนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ใด โดยพิจารณาลักษณะดังกล่าวอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้

• ข้อมูลตามหน้าที่หรือภารกิจของหน่วยงาน คือ ข้อมูลที่ต้องเปิดเผยตามหน้าที่ ภารกิจหรือนโยบาย เช่น ข้อมูลเชิงสถิติการให้บริการ
• ข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการนำไปใช้ในการพัฒนาหรือแก้ไขปัญหาในการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น ข้อมูล วิจัย ข้อมูลสถิติ
• ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อกลุ่มผู้ใช้งาน คือ ข้อมูลที่มีความต้องการนำไปใช้งานจากกลุ่มผู้ใช้งานอย่าง ชัดเจน โดยอาจเกิดจากกลุ่มผู้ใช้งานจำนวนมากหรือน้อยก็ตาม แต่ต้องเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ หรือ สร้างมูลค่าทางเศรษฐกิจได้ เช่น ข้อมูลการจดทะเบียนบริษัท ข้อมูลการขนส่ง ข้อมูลการเกิดอาชญากรรม
• ข้อมูลที่ช่วยสร้างความโปร่งใส คือ ข้อมูลช่วยสร้างความโปร่งใสให้กับหน่วยงานที่เปิดเผยข้อมูล เช่น ข้อมูลด้านงบประมาณ ค่าใช้จ่ายของภาครัฐ และการจัดซื้อจัดจ้าง

ภาพตัวอย่างการวิเคราะห์กระบวนการเพื่อกำหนดชุดข้อมูลในการทำ Data Catalog ของร้านขายปลีกของชำ

การวิเคราะห์เพื่อกำหนดชุดข้อมูลในการทำ Data Catalog ที่ดี ควรระบุว่าในแต่ละขั้นตอน "ต้องใช้ข้อมูล อะไร" (Input) และ "เกิดข้อมูลอะไรไหม" (Output) เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยงของข้อมูลทั้งระบบ คือ

กระบวนการ (Process)	ข้อมูลนำเข้า (Input Data)	ข้อมูลส่งออก (Output Data)
1. Item Selection (การเลือกสินค้า)	* บาร์โค้ดสินค้า (Barcode/QR) * รหัสสินค้า (SKU ID)	* รายการสินค้าที่เลือก (Item List) * สถานะการแสกน (Scan Status)
2. Verify Pricing (การตรวจสอบราคา)	* รหัสสินค้า (Item Code) * Item Database: ข้อมูลราคามาตรฐาน, ข้อมูลโปรโมชั่น	* ราคาต่อหน่วย (Unit Price) * ยอดส่วนลดที่เข้าเงื่อนไข (Applied Discounts)
3. Sales Engine (ระบบคำนวณการขาย)	* รายการสินค้าและราคา (Verified Prices) * จำนวนสินค้า (Quantity) * ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Rate)	* ยอดรวมก่อนภาษี (Subtotal) * ยอดรวมสุทธิ (Grand Total) * รายการสรุปการขาย (Sales Summary)
4. Process Payment (การประมวลผลชำระเงิน)	* ยอดชำระเงิน (Total Amount) * ข้อมูลการชำระ (Payment Info: บัตร, QR, เงินสด)	* สถานะการชำระเงิน (Success/Fail) * เลขที่อ้างอิงการชำระ (Reference ID)
5. Transaction Records (การบันทึกธุรกรรม)	* รายละเอียดการขายทั้งหมด * วันที่และเวลา (Timestamp) * รหัสพนักงาน/เครื่อง (Terminal ID)	* บันทึกประวัติการขาย (Historical Sales Data) * ข้อมูลสต็อกที่ต้องตัดออก (Inventory Update)