กระบวนการจัดทำบัญชีข้อมูล
ภาพแสดงกระบวนการจัดทำบัญชีข้อมูล
การจัดทำบัญชีข้อมูลของหน่วยงานเพื่อใช้ในการค้นหาและการนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องให้เจ้าของหรือผู้รับผิดชอบชุดข้อมูลนั้นเข้ามาร่วมดำเนินการ และต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ชุดข้อมูลที่เกิดใหม่ต้องนำมาจัดทำบัญชีข้อมูล กำหนดคำอธิบายชุดข้อมูล และ อ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลต้นทางที่เป็นแหล่งข้อมูลทางการ
ในการจัดทำบัญชีข้อมูลของหน่วยงานประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญดังนี้
1. การจัดทำชุดข้อมูลและคำอธิบายชุดข้อมูล
ในทุกกิจกรรมขององค์กรหรือหน่วยงานมีข้อมูลเกี่ยวเนื่องอยู่เสมอ ข้อมูลที่เกิดขึ้นในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของกระบวนงานอาจเป็นอินพุตของอีกขั้นตอนหนึ่งหรือระบบอื่นก็เป็นได้ และชุดข้อมูลนั้นต้องมีเจ้าของเสมอ การจัดทำบัญชีข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบและสามารถเข้าถึงเพื่อการนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว จะช่วยลดความซ้ำซ้อนการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล มีผู้ดูแลและจัดการข้อมูลให้ทันสมัยและพร้อมใช้ตลอดเวลา พร้อมทั้งจัดทำคำอธิบายชุดข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบเกี่ยวกับ รายละเอียดชุดข้อมูล สิ่งที่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูล วัตถุประสงค์การนำไปใช้ ตลอดจนแหล่งข้อมูลต้นทาง
2. นำขึ้นบนระบบบัญชีข้อมูล
เมื่อมีการจัดจำแนกชุดข้อมูล พร้อมคำอธิบายข้อมูล เสนอความเห็นชอบจาก คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ คณะกรรมการอื่นใดที่มีอำนาจ และเมื่อได้รับความเห็นชอบแล้วให้ผู้เป็นเจ้าของชุดข้อมูลนั้นนำขึ้นระบบบัญชีข้อมูล ซึ่งประโยชน์ที่หน่วยงานได้จากการขึ้นบัญชี จะทำให้หน่วยงานสามารถสืบค้น เข้าถึง ทราบแหล่งที่มา ประเภท รูปแบบ ของข้อมูลที่หน่วยงานจัดเก็บ และสามารถใช้ประโยชน์ของข้อมูลทั้งหมดได้ ลดปัญหาการใช้เวลาในการค้นหาและเข้าถึงชุดข้อมูลที่มีอยู่ ลดระยะเวลา ลดการพึ่งพาเจ้าของข้อมูล สามารถเข้าถึง และใช้งานข้อมูลในการวิเคราะห์ได้ด้วยตนเอง เปรียบเสมือนสมุดหน้าเหลืองของบัญชีข้อมูลหน่วยงาน
3. อ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลต้นทาง
เป็นการชี้ไปถึงแหล่งข้อมูลต้นทางที่แท้จริงของชุดข้อมูลนั้น เพื่อลดปัญหาการจัดการข้อมูลหลายแหล่ง ซึ่งทำให้ข้อมูลไม่ตรงกัน เช่น ข้อมูลหน้าเว็บซึ่งเป็นระบบบริการของหน่วยงาน กับข้อมูลที่หน่วยงานส่งให้ระบบฐานข้อมูลต่าง ๆ หากไม่ได้ชี้แหล่งต้นทางเดียวกัน ทำให้เป็นภาระหน่วยงานที่จะต้องตามไป Update ข้อมูลในแต่ละแหล่งที่เผยแพร่ แต่หากชี้ไปที่แหล่งต้นทางเดียวกัน เมื่อต้นทางทำการปรับปรุงข้อมูล ปลายทางที่ชี้แหล่งเดียวกัน ก็จะปรับปรุงข้อมูลโดยอัตโนมัติ
4. ลงทะเบียนบัญชีข้อมูล
ชุดข้อมูลของหน่วยงานที่ขึ้นอยู่บนระบบบัญชีหน่วยงานแล้ว หน่วยงานสามารถเลือกชุดข้อมูลที่สำคัญ ที่หน่วยงานเป็นเจ้าของ และความเห็นชอบจาก ผู้บริหาร หรือคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ คณะกรรมการอื่นใด ให้ทำการลงทะเบียนเข้าสู่ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ เพื่อใช้ประโยชน์บัญชีข้อมูลภาครัฐร่วมกัน
5. ปรับปรุงบัญชีข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
ด้วยวงจรชีวิตของข้อมูลมี การเกิด การเก็บ ปรับปรุง การเรียกใช้ และ การทำลาย ดังนั้นเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงกับข้อมูล จำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องเป็นประจำตามรอบเวลาเพื่อให้ชุดข้อมูลนั้นมีความเป็นปัจจุบันจึงต้องมีการติดตามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง