เพื่อให้ทราบว่า หน่วยงานใดผลิตข้อมูลอะไร ข้อมูลนั้นพร้อมใช้ หรือไม่ อย่างไร เป็นการแบ่งปันข้อมูลภาครัฐ ใช้ประโยชน์ข้อมูลภาครัฐร่วมกัน และเป็นมาตรฐานเดียวกัน สามารถค้นหาข้อมูลภาครัฐได้ที่แหล่งเดียว

เพื่อให้ทราบว่าหน่วยงานใดเป็นผู้ผลิตชุดข้อมูลและมีความพร้อมในการบริหารงานภาครัฐและการจัดทำ

1. อำนวยความสะดวกสำหรับผู้ใช้งาน ที่ต้องการค้นหาชุดข้อมูลที่สนใจจากหลายแหล่งได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่านระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ และสามารถเข้าถึงชุดข้อมูลได้หากเจ้าของอนุญาต

2. อำนวยความสะดวกในการส่งต่อข้อมูลแบบ API เพื่อการเข้าถึง เชื่อมโยง แลกเปลี่ยน และใช้ประโยชน์ข้อมูล สำหรับวิเคราะห์ เผยแพร่ รวมถึงให้บริการประชาชนในรูปแบบดิจิทัล

3. ลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการสำรองข้อมูลมาจัดเก็บไว้ภายในองค์กร

4. สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง ชุดข้อมูลของเจ้าของข้อมูลได้แบบ Real Time

การจัดทำบัญชีข้อมูลเป็นกิจกรรมหนึ่งของกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ตามที่ระบุไว้ในประกาศดังต่อไปนี้

1. ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง มาตรฐานและหลักเกณฑ์การเปิดเผยข้อมูลเปิดภาครัฐ ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลต่อสาธารณะ ข้อ 5 (1) จัดทำบัญชีข้อมูลภายในหน่วยงาน ระบุชุดข้อมูล และจัดระดับความสำคัญของข้อมูลเปิดภาครัฐที่จะนำไปเปิดเผย อย่างน้อยให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด ตามหน้าที่หรือภารกิจ ของหน่วยงานของรัฐ

2. ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ข้อ 6 การจัดทำคำอธิบายชุดข้อมูลดิจิทัลของภาครัฐและบัญชีข้อมูลให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน

บัญชีข้อมูล หมายถึง เอกสารแสดงบรรดารายการของชุดข้อมูล ที่จำแนกแยกแยะโดยการจัดกลุ่มหรือจัดประเภทข้อมูลที่อยู่ในความครอบครองหรือควบคุมของหน่วยงานของรัฐ (ที่มา: ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ)

ชุดข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลจากหลายแหล่งมารวบรวม เพื่อจัดเป็นชุดให้ตรงตามลักษณะโครงสร้างของข้อมูล หรือจากการใช้ประโยชน์ของข้อมูล (ที่มา: ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ)

1. ชุดข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลจากหลายแหล่งมารวบรวม เพื่อจัดเป็นชุดให้ตรงตาม ลักษณะโครงสร้างของข้อมูล หรือจากการใช้ประโยชน์ของข้อมูล (ที่มา: ประกาศ คณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ) ใน 1 ชุดข้อมูล ประกอบด้วย ทรัพยากรข้อมูล ได้มากกว่า 1 ทรัพยากรข้อมูล

2. คำอธิบายชุดข้อมูล คำอธิบายชุดข้อมูลหรือเมทาดาตา หมายความว่า ข้อมูลที่ใช้อธิบาย รายละเอียดของชุดข้อมูล ตามมาตรฐานรัฐบาลดิจิทัล (มรด. 3-1 : 2565) ว่าด้วยแนว ทางการจัดทำบัญชีข้อมูลภาครัฐ โดยในแต่ละชุดข้อมูลประกอบด้วยคำอธิบายข้อมูลส่วนหลัก (Mandatory Metadata) จำนวน 14 รายการ ที่เป็นส่วนสำคัญที่จำเป็นต้องมี และคำอธิบายข้อมูลส่วนที่เป็น ทางเลือก (Optional Metadata) ที่เป็นส่วนรายละเอียดที่อธิบายข้อมูลให้มีความ สมบูรณ์มากยิ่งขึ้นตามประเภทของชุดข้อมูล

3. ทรัพยากรข้อมูล หมายความว่า ไฟล์ข้อมูลและแหล่งที่เก็บข้อมูลหลัก หรือแหล่งข้อมูลต้น ทาง ของกระบวนงานซึ่งอาจเข้าถึงเป็นแบบ API หรือไฟล์ข้อมูลก็ได้ขึ้นอยู่กับ กระบวนงานนั้นเป็นกระบวนงานดิจิทัลที่สมบูรณ์ดีพอหรือไม่ ซึ่งใน 1 ชุดข้อมูล อาจ ประกอบด้วย ไฟล์ข้อมูล CSV ไฟล์เดียว หรือ ไฟล์ข้อมูล CSV หลายไฟล์ก็ได้

4. คำอธิบายทรัพยากรข้อมูล หมายความว่า ข้อมูลที่ใช้อธิบายรูปแบบของข้อมูล การเข้าถึง ข้อมูล และความเป็นปัจจุบัน เป็นสำคัญ โดยในแต่ละไฟล์ข้อมูล จะมีคำอธิบายทรัพยากร ชุดข้อมูลเพื่อเป็นประโยชน์ในการใช้งานของผู้ใช้ชุดข้อมูล

1. แต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมาดำเนินการ หรือหากมีการแต่งตั้งทีมบริกรข้อมูลแล้วให้ใช้ทีมบริกรข้อมูล

2. ทำความเข้าใจในกระบวนงานและชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องในกระบวนงานขององค์กร

3. จำแนกชุดข้อมูลตามหมวดหมู่การเข้าถึงข้อมูล

4. จัดทำคำอธิบายชุดข้อมูล (Metadata) ตามมาตรฐานที่สำนักงานสถิติแห่งชาติและสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัลกำหนด

5. ติดตั้งระบบบัญชีข้อมูลเพื่อใช้งาน หรือใช้ระบบบัญชีข้อมูลกลางที่เปิดให้บริการกับหน่วยงาน

6. นำขึ้นระบบบัญชีข้อมูลและระบุแหล่งข้อมูล

1. เป็นกิจกรรมที่ต้องทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของกระบวนงานและผู้ดูแลระบบไอที

2. เป็นกิจกรรมที่ต้องมีการทำอย่างต่อเนื่อง

3. เป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมให้กระบวนการนั้นเป็นระบบดิจิทัล

4. เป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมการนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ตามกฎหมาย ระเบียบ เกณฑ์ที่กำหนด

บัญชีข้อมูล ประกอบด้วยรายการชุดข้อมูล และในแต่ละชุดข้อมูลต้องมีคำอธิบายชุดข้อมูล พร้อมชี้ไปยังไฟล์ข้อมูลหรือลิงก์บริการที่จัดเก็บอยู่ ซึ่งอาจมากกว่าหนึ่งแหล่ง

สามารถกระทำได้ตามที่หน่วยงานเห็นสมควรแต่ต้องมีคำอธิบายพื้นฐาน 14 ตัวแปรตามที่กำหนด

1. ผู้บริหารต้องให้การสนับสนุน

2. เจ้าของข้อมูลต้องเป็นผู้ดำเนินงานหลัก

3. เจ้าหน้าที่ไอทีเป็นส่วนสนับสนุนด้านระบบ

4. มีโปรแกรมประยุกต์ที่ทำหน้าที่เป็นระบบบัญชีข้อมูล

5. เป็นกระบวนงานที่ต้องพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ชุดข้อมูลที่ดีควรเป็นชุดข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ และวัตถุประสงค์ในการดำเนินงาน โดยข้อมูลนั้นจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ถ้าเป็นข้อมูลสถิติควรมีข้อมูลตามระยะเวลาเป็นช่วง ๆ อย่างต่อเนื่องกันเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด กรณีชุดข้อมูลที่มีการใช้ร่วมกันจากหลายๆ ส่วนงาน ควรกำหนดรูปแบบและข้อกำหนดของข้อมูลให้มีมาตรฐานชุดข้อมูล (Datasets Standard) แล้วดำเนินการบูรณาการข้อมูลที่กระจายอยู่ตามส่วนงานเข้าด้วยกัน เพื่อลดความซ้ำซ้อน ลดความยุ่งยากในการบริหารจัดการ และส่งเสริมให้ข้อมูลมีคุณภาพด้วย

เมื่อหน่วยงานภาครัฐได้จัดทำระบบบัญชีข้อมูลและเผยแพร่สู่สาธารณะแล้ว จะเกิดประโยชน์ ดังนี้

(1) ประโยชน์ต่อภาครัฐ จะส่งเสริมให้เกิดธรรมาภิบาลในการดำเนินงาน สร้างความโปร่งใส โดยประชาชนหรือภาคส่วนต่างๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบการดำเนินงานเพื่อแก้ปัญหาทุจริตคอร์รัปชั่น เกิดการบูรณาการการใช้ประโยชน์จากข้อมูลร่วมกัน และส่งเสริมการสร้างนวัตกรรมด้านข้อมูล รวมทั้งปรับปรุงการให้บริการสาธารณะอย่างมีประสิทธิภาพ

(2) ประโยชน์ต่อภาคเอกชน สามารถนำข้อมูลเปิดเผยไปต่อยอดสร้างมูลค่าเพิ่มทางธุรกิจ ส่งเสริมการขับเคลื่อนนวัตกรรมจากข้อมูลสำหรับภาคเอกชนมากขึ้น เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันของประเทศ ปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจและลดต้นทุนการผลิตในภาพรวม

(3) ประโยชน์ต่อภาคประชาชน ช่วยเสริมสร้างการมีส่วนร่วมของภาคประชาชน ส่งเสริมให้ประชาชนได้รับบริการดิจิทัลภาครัฐที่ดีขึ้น และนำข้อมูลไปพัฒนาหรือต่อยอดนวัตกรรมต่างๆ

(4) ประโยชน์ต่อหน่วยงาน ช่วยบูรณาการความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้ความสำคัญกับหน่วยงานเจ้าของข้อมูล

ระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน (Agency Data Catalog) หมายถึง ระบบบริการบัญชีข้อมูลของหน่วยงาน มีความสามารถ ในการจัดการชุดข้อมูล การจัดการคำอธิบาย การค้นหา และให้บริการแบบ API (นิยามโดย สสช.)

โดยทั่วไปเว็บไซต์ของหน่วยงานทำหน้าที่ในการเผยแพร่และประชาสัมพันธ์กิจกรรมขององค์กร มิได้ถูกออกแบบมาเพื่อจัดทำบัญชีข้อมูล และด้วยปัจจุบัน CKAN เป็นโปรแกรม Community ที่ใช้ในการบริการ Open Data ที่ใช้กันกว้างขวาง จึงควรนำ CKAN มาติดตั้งใช้งาน

หนึ่งหน่วยงานควรมีหนึ่งระบบบัญชีข้อมูลเพื่อให้การอ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลเป็นเอกภาพ เว้นแต่เป็นการจัดทำระบบบัญชีเฉพาะเรื่อง เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์ข้อมูล

หน่วยงานไม่ต้องจัดทำระบบบัญชีข้อมูลใหม่ก็ได้ แต่ต้องตรวจและปรับคำอธิบายข้อมูล (Metadata) ให้เป็นไปตามมาตรฐาน สพร. ให้ครบถ้วนอย่างน้อยจำนวน 14 รายการดังนี้

1. รหัสชุดข้อมูล (Unique Identifier)

2. ชื่อข้อมูล (Title)

3. รายละเอียด (Description)

4. ป้ายกำกับ (Tags)

5. วันที่เผยแพร่ข้อมูล (Last Updated)

6. ผู้จัดทำข้อมูล (Publisher)

7. ชื่อผู้ติดต่อ (Contact Name)

8. อีเมลผู้ติดต่อ (Contact Email)

9. เบอร์โทรผู้ติดต่อ (Contact Number)

10. รูปแบบไฟล์ข้อมูล (Format)

11. ความถี่ในการเผยแพร่ข้อมูล (Frequency)

12. หมวดหมู่ (Category)

13. ภาษา (Language)

14. ระดับในการเข้าถึงข้อมูล (Public Access Level)

1. บริการให้ความช่วยเหลือผ่านเว็บไซต์ ได้ที่ https://gdhelppage.gdcatalog.go.th

2. จัดอบรมด้านวิชาการให้กับหน่วยงานราชการ

● สำหรับผู้จัดทำด้านข้อมูล

● สำหรับผู้จัดทำด้านระบบ

ข้อมูลที่มีการกำหนดสิทธิการเผยแพร่ข้อมูลเป็นสาธารณะ (Public) และแบบส่วนตัว (Private Share)

รูปแบบของชุดข้อมูลที่นำขึ้นระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน ควรเป็นรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถนำไปต่อยอดใช้ประโยชน์ได้ง่าย โดยระยะแรกเริ่มควรเริ่มด้วยรูปแบบ CSV-file เป็นอย่างน้อย

ข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความมั่นคง สามารถนำมาขึ้นระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงานได้ แต่จะมีระดับการเปิดเผยข้อมูลที่แตกต่างกัน ข้อมูลส่วนบุคคล มี พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 บังคับใช้เป็นการเฉพาะ ส่วนการเปิดเผยข้อมูลอื่นต้องปฏิบัติตาม พ.ร.บ. เฉพาะของหน่วยงาน ประกอบกับ พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารราชการ พ.ศ. 2540 ข้อมูลที่เกี่ยวกับความมั่นคง จะไม่เปิดเผยข้อมูล มีการกำหนดสมาชิกและสิทธิ์การใช้ วัตถุประสงค์เพื่อใช้งานภายในองค์กร และมีชั้นความลับ

ข้อมูลที่นำขึ้นระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน สามารถนำขึ้นได้ทุกประเภทตามหมวดหมู่ธรรมาภิบาลข้อมูล (ข้อมูลสาธารณะ ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลความลับทางราชการ และข้อมูลความ มั่นคง) เนื่องจากการจัดทำบัญชีข้อมูลภาครัฐ มุ่งเน้นให้หน่วยงานสามารถจัดการข้อมูลภายใน หน่วยงานให้เป็นดิจิทัล และอยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้ แต่ชุดข้อมูลเหล่านั้นจะถูกกำหนดสิทธิการ เข้าถึงและการเผยแพร่ข้อมูลโดยผู้บริหารหรือคณะทำงานที่ได้รับมอบหมาย โดยจะกำหนดการ เผยแพร่ข้อมูลเป็นแบบสาธารณะ (Public) เฉพาะข้อมูลสาธารณะ และแบบส่วนตัว (Private) ประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลความลับทางราชการ และข้อมูลความมั่นคง

ใช่ ตามกรอบการบูรณาการข้อมูล ข้อมูลที่หน่วยงานได้ทำการนำขึ้นสู่ระบบบัญชีข้อมูล หน่วยงาน เมื่อทำการลงทะเบียนเข้าสู่ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ จะถูกเผยแพร่ไปยังระบบบริการ บัญชีข้อมูลภาครัฐ ซึ่งมีการให้บริการ CKAN API ที่พร้อมจะเชื่อมต่อไปยังศูนย์ข้อมูลต่าง ๆ และ แพลตฟอร์มต่าง ๆ รวมทั้ง https://data.go.th

โดยหน่วยงานมีหน้าที่ทำการปรับปรุงข้อมูลในแหล่งข้อมูลต้นทาง และในระบบบัญชี ข้อมูลหน่วยงาน จากนั้น ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ และแพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่เชื่อมต่อกัน ก็จะ อัพเดทเป็นอัตโนมัติ ตามรอบการปรับปรุงข้อมูลที่หน่วยงานดำเนินการ